¿Quieres aprender más sobre el control de inventarios y cómo optimizar costos? En uno de nuestros Aprende en Vivo estuvimos con José Rosales, quien nos explicó cómo manejar exitosamente estos conceptos para así aumentar la rentabilidad de tu negocio. Descubre más a continuación.
Es un hecho que cuando tienes un negocio, tener un control de inventarios adecuado y optimizar costos es fundamental para aumentar la rentabilidad y para que tu negocio funcione de una manera mucho más ordenada. Si recién estás empezando o no conoces mucho de estos términos, ¡no te preocupes! Siempre estás a tiempo para aprender cosas nuevas.
José Rosales es Ingeniero Industrial con una amplia variedad de estudios en temas como relaciones industriales, productividad y gestión empresarial. Cuenta con más de 20 años de experiencia trabajando como asesor y consultor de empresarios y, además, participa en distintos espacios de Makro como capacitador.
Es por eso que nos pareció la persona indicada para hablar sobre el control de inventarios y la optimización de costos en nuestra última edición de Aprende en Vivo, la cual puedes volver a ver aquí.
Domina tu inventario y optimiza tus costos
Lo primero que debes saber es que sin importar lo grande o pequeño que sea tu negocio, siempre que empiezas a generar utilidad eres una empresa y debes considerarte como tal. José Rosales explica que el secreto del éxito de cualquier negocio se enfoca en tener una propuesta de valor clara y un control eficiente del inventario.
Asimismo, Rosales explica que, en el caso de los restaurantes, el hecho de que un local esté lleno no significa necesariamente que el negocio sea rentable. “Mientras tú no compares las ventas con los inventarios no vas a saber si tu negocio es rentable. Tienes que saber si es que está rotando tu producto y cuál está rotando más”.
Además, asegura que quien maneja realmente un restaurante, más allá del administrador o el dueño, es el chef, ya que son ellos quienes deciden qué es lo que se va a consumir. Si existe una comunicación asertiva con los encargados de compra, entonces será posible contar con un inventario más eficiente. “Si compramos de más vamos a tener pérdidas, puesto que en un restaurante son productos perecibles y si compramos de menos vamos a perder clientes”.
3 pasos para dominar tu inventario
Si recién empiezas tu emprendimiento y te estás preguntando: ¿cómo puedes manejar correctamente tu inventario para evitar las pérdidas? José Rosales plantea 3 pasos que te ayudarán a dominar tu inventario: conocer tu inventario, organizar tu stock y aprender a gestionar tus procesos.
1. Conoce tu inventario
Cuando uno se involucra en un negocio lo primero que debes saber es cómo funciona y qué es lo que vas a vender. Una vez defines lo que vas a vender, es momento de definir cuál es el inventario de tu negocio (todo el stock o materia prima que no se ha vendido). En el caso de los restaurantes, por ejemplo, la materia prima serían todos aquellos productos que se van a convertir en platillos o cócteles que se destinan al cliente final.
José recomienda crear una estructura de productos que consiste en identificar qué es lo que se va a consumir de cada materia prima para llegar al producto final. Pone el ejemplo del ceviche, “tengo que contemplar 150 gramos de pescado, 2 cebollas, 10 gramos de sal, 12 limones. Entonces tienes que empezar a separar estas cosas”. De esta forma sabrás exactamente cuánta materia prima necesitas para preparar cada plato.
Ahora bien, para crear un inventario necesitas partir de tu flujo de entrada (todas aquellas cosas que compras para colocar en tu negocio); tu flujo de salida (que representa los productos que vas a vender); y tu flujo de pérdida (aquellos productos que ya no puedes vender). Una vez identificados estos elementos, tu inventario final va a ser igual a tu nivel de inventario inicial más el flujo de entrada menos el flujo de salida y el de pérdida.
2. Organiza tu stock
Existen 3 pasos para la organización y gestión de inventarios, donde lo más importante es cómo somos capaces de organizar nuestra materia prima, fijar criterios para determinar las cantidades más convenientes de cada uno de los artículos y trabajar con la técnica del ABC donde organizas tu mercancía en 3 categorías según los criterios que escojas (por ejemplo velocidad de rotación) donde la categoría A es la más importante para tu negocio.
La mejor manera de gestionar tu inventario consiste en seguir 3 pasos:
- Organización: fija criterios para determinar cantidades más convenientes de cada uno de los artículos
- Planificación: establece los métodos de previsión y determina los momentos y cantidades de reposición
- Control: controla los movimientos de entradas y salidas, el valor del inventario y las tareas a realizar
Cuando te das cuenta que hacen falta más artículos de los que hay esto quiere decir que ha habido una mala organización de tu stock y en consecuencia perderás ventas, deteriorarás la imagen de tu negocio y la confianza de los clientes se verá afectada. Otro aspecto importante es cómo gestionas tu almacén.
El almacén es el lugar destinado a conservar todos los alimentos perecederos y no perecederos. En el caso de restaurantes por ejemplo, hay que poner especial cuidado en cómo organizas tu almacén, ya que es bastante común que se de la contaminación cruzada y termines perdiendo materia prima.
José recomienda adecuar la compra de productos a tu almacén, escoger la cantidad adecuada, organizar la materia prima según su uso, controlar constantemente el stock y hacer un conteo al final de cada semana para identificar cuál es el movimiento de los productos de mayor rotación.
3. Aprende a gestionar tus procesos
Dentro de la gestión de los procesos de tu negocio intervienen tres factores: demanda, cuáles son los productos más pedidos por los consumidores según el conteo final de tu inventario; costos, cuando planificas correctamente tu inventario y empiezas a trabajar con órdenes de compra podrás disminuir tus costos y aprenderás a sacarles el máximo provecho; nivel de servicio, la forma en que atiendes a tus clientes, cómo conectas con ellos y los haces sentir cómodos en tu negocio.
Por otro lado, para que tu gestión de compras sea eficiente debes mantener siempre surtido tu negocio, comprar productos con los mejores precios sin comprometer su calidad, mantener el inventario lo más bajo posible (sin que afecte tus ventas) y elegir a los mejores proveedores del mercado.
¿Cómo aumentar mis ganancias?
José Rosales asegura que para poder aumentar tus ganancias al mismo tiempo que eres eficaz necesitas fijar puntos de reorden para mantenerte siempre abastecido, planificar con anticipación tus compras, evaluar a tus proveedores periódicamente y revisar el estado de conservación de tu inventario.
Una vez que aprendes a controlar tu inventario y optimizar costos, será mucho más sencillo hacer que tu negocio funcione y genere cada vez más ganancias. Como lo dice José Rosales, la organización es clave y es lo que te ayudará a mantener abastecido tu local al mismo tiempo que reduces las pérdidas.
Contar con proveedores de confianza también es clave, ya que podrán brindarte garantía de los productos que adquieres y si en algún momento se llegara a presentar un inconveniente, podrán ayudarte a resolver sin necesidad de gastar de más o perder tus insumos.
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